مدیریت قرارداد (Contract Management) در CRM
ماژول مدیریت قراردادها در CRM یک نرم‌افزار مدیریت امور قراردادها است که امکانات گسترده‌ای را ارائه می‌دهد. این ماژول شامل امکاناتی از جمله آرشیو الکترونیکی قراردادها، دسترسی سریع به اطلاعات پیمانکاران، امکان ایجاد لیست سیاه پیمانکاران، چند کاربره بودن سیستم، اخطارها و کنترل ها، امکانات گردش امور قراردادها، انواع گزارشات و نمودارها، صورت وضعیت ها، قابلیت اتصال به سیستم‌های دیگر، پشتیبانی و هشدارها و یادآوری‌ها را فراهم می‌کند. این ماژول به صورت یکپارچه و تطبیق‌پذیر با نیازهای سازمان‌ها طراحی شده است و امکان پیاده‌سازی سفارشی و انتقال و رفع مغایرت اطلاعات را نیز دارا می‌باشد. در این مقاله، ما قصد داریم به بررسی این ماژول و اهمیت آن در CRM بپردازیم.
بررسی اجمالی ماژول مدیریت قراردادها در CRM
مدیریت امور قراردادها در CRM یک نیاز اساسی برای سازمان هاست. با افزایش تعداد قراردادها و پیمانکاران، دسته‌بندی و مدیریت این قراردادها کاری دشوار و هزینه بر است. برای انتخاب یک نرم‌افزار مناسب مدیریت امور قراردادها، باید مواردی مانند آرشیو الکترونیکی، امکان دسترسی سریع به قراردادها، اطلاعات پیمانکاران، گزارش ها، تحت وب بودن سیستم، چند کاربره بودن سیستم، اخطارها و کنترل ها، الحاقیه‌ها و متمم ها، تحت وب بودن سیستم، جستجو و گزارشات و نمودارها، کاربری ساده، صورت وضعیت‌ها و پشتیبانی را در نظر گرفت.
ویژگیهای کلیدی ماژول مدیریت قراردادها در CRM
محصول IXRM با دو دهه سابقه در زمینه تخصصی وب و تجارت الکترونیک، طراحی زیر ساخت شبکه، امنیت و اطلاعات و ارائه نرم افزارهای یکپارچه مدیریت سازمانی فعالیت می‌کند. این محصول امکاناتی از قبیل ضمیمه کردن فایل‌ها و عکس‌های اسکن‌شده‌برای هر قرارداد، تعیین ضرایب کسور برای هر قرارداد، ارتباط با سیستم خزانه داری، ارائه گزارشات آماری متنوع و مدیریت پیگیری‌های قرارداد را فراهم می‌کند. همچنین امکاناتی مانند تعریف و دسته‌بندی قراردادها بر اساس نوع، موضوع و گروه مشتریان، تعریف انواع تهاتر و تعریف رتبه پیمانکار و دستگاه‌های نظارتی و امکان ثبت آگهی مناقصه و ارتباط دادن آن با صورت وضعیت‌ها را ارائه می‌دهد.
مزایای پیاده‌سازی ماژول مدیریت قراردادها در CRM
تسهیل فرآیند مدیریت قراردادها
سامانه مدیریت امور قراردادها (CRM) با ایجاد یک آرشیو الکترونیکی از قراردادها، به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا فرآیند مدیریت و پیگیری قراردادها را بهبود بخشند. این سیستم امکان دسترسی سریع به اطلاعات پیمانکاران را فراهم می‌آورد و با ایجاد لیست سیاه پیمانکاران، از انعقاد مجدد قرارداد با پیمانکار متخلف جلوگیری می‌کند.
دسترسی به اطلاعات بهبود یافته از پیمانکاران
این سامانه امکان دسترسی سریع به قراردادها براساس تاریخ، نوع قرارداد و پیمانکار را فراهم می‌آورد. همچنین، این سیستم اطلاعاتی مانند امضائ مجاز، تلفن و آدرس پیمانکاران را در اختیار کاربران قرار می‌دهد و از انعقاد مجدد قرارداد با پیمانکاران متخلف جلوگیری می‌کند.
بهبود نظارت و کنترل
سامانه مدیریت امور قراردادها (CRM) امکان ایجاد گزارشات مختلف، از جمله گزارشات آماری از قراردادهای درآمدی و هزینه‌ای بر اساس تاریخ، کاربری ساده و صورت وضعیت‌ها را فراهم می‌آورد. این گزارشات به کاربران امکان می‌دهد تا اطلاعات دقیقی از قراردادها و وضعیت‌های آن‌ها را در اختیار داشته باشند و تصمیمات بهتری در مورد مدیریت قراردادها اتخاذ کنند.
قابلیت سفارشی‌سازی و ادغام
این سامانه امکان اتصال به سایر سیستم‌های سازمانی مانند سیستم خزانه‌داری جهت پرداخت‌های مستقیم را فراهم می‌آورد. این ویژگی باعث می‌شود تا امور مالی و مالیاتی مرتبط با قراردادها به صورت اتوماتیک و یکپارچه مدیریت شود و بهبودی در فرآیندهای مالی شرکت یا سازمان ایجاد شود.
اهمیت ماژول مدیریت قراردادها در CRM برای کارایی سازمانی
افزایش بهره وری سازمانی
یکی از اهداف اصلی نصب ماژول مدیریت قراردادها در CRM، افزایش بهره وری سازمانی است. این ماژول به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا قراردادهای خود را بهبود بخشیده و بهره وری را افزایش دهند. با این ماژول، اطلاعات مربوط به پیمانکاران به راحتی قابل دسترسی است و این امر می‌تواند بهبود مدیریت پروژه‌ها و سرعت انجام کارها را فراهم کند.
تضمین انطباق و مدیریت ریسک
یکی از ویژگیهای مهم ماژول مدیریت قراردادها در CRM، تضمین انطباق و مدیریت ریسک است. این ماژول به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به راحتی اطمینان حاصل کنند که قراردادها و پروژه‌ها با استانداردها و قوانین مربوطه سازگاری دارند. این امر می‌تواند از مشکلات حقوقی جلوگیری کند و به سازمان کمک کند تا ریسک‌های مرتبط با قراردادها را کاهش دهد.
تسهیل اتخاذ تصمیم با گزارشات جامع و داشبوردها
همچنین، یکی دیگر از مزایای مهم ماژول مدیریت قراردادها در CRM، تسهیل اتخاذ تصمیم با گزارشات جامع و داشبوردها است. این ماژول به مدیران و تصمیم گیران کمک می‌کند تا با دسترسی به گزارشات دقیق و داشبوردهای کارآمد، تصمیمات بهتری بگیرند. این امر می‌تواند به بهبود عمل‌کرد سازمان و رشد هوش تجاری کمک کند.
یکپارچگی و سفارشی‌سازی ماژول مدیریت قراردادها در CRM
یکپارچگی بی‌دردسر با سایر سیستم‌ها
یکی از ویژگیهای حیاتی نرم‌افزار مدیریت امور قراردادها، یکپارچگی بی‌دردسر با سایر سیستم‌ها مانند نرم‌افزارهای مالی و منابع انسانی است. این امکان برای سازمان‌ها و شرکت‌ها حیاتی است تا بتوانند اطلاعات مربوط به قراردادها را با سایر اطلاعات سازمانی ترکیب کرده و تحلیل‌های دقیقی ارائه دهند. این یکپارچگی باید به صورت سریع و بدون مشکل امکان‌پذیر باشد تا کاربران بتوانند به راحتی از این امکانات استفاده کنند.
سفارشی‌سازی برای تامین نیازهای سازمانی خاص
یک ویژگی مهم در ماژول مدیریت قراردادها در CRM، قابلیت سفارشی‌سازی برای تامین نیازهای سازمانی خاص است. این امکان به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نرم‌افزار را به گونه‌ای تنظیم کنند که بهترین عمل‌کرد را در راستای اهداف خاص خود داشته باشد. این شامل ایجاد فرآیندها و گردش‌های کاری منطبق با ساختار سازمانی، نمایش داده‌ها و گزارش‌های سفارشی، و همچنین ایجاد فرم‌ها و فیلدهای اختیاری برای جمع‌آوری اطلاعات دقیق است.
نتیجه گیری
ماژول مدیریت قراردادها در CRM نقش بسیار مهمی در بهبود بهره وری سازمانی و افزایش کارایی سازمانی دارد. این ماژول امکاناتی از قبیل تعریف و دسته‌بندی قراردادها، تعریف انواع تهاتر و تعریف رتبه پیمانکار، ثبت آگهی مناقصه و ارتباط دادن آن با صورت وضعیت‌ها را فراهم می‌کند. علاوه بر این، این سیستم اطلاعاتی مانند امضائ مجاز، تلفن و آدرس پیمانکاران را در اختیار کاربران قرار می‌دهد و از انعقاد مجدد قرارداد با پیمانکاران متخلف جلوگیری می‌کند.
این ماژول همچنین از یکپارچگی بی‌دردسر با سایر سیستم‌ها مانند نرم‌افزارهای مالی و منابع انسانی برخوردار است و به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا اطلاعات مربوط به قراردادها را با سایر اطلاعات سازمانی ترکیب کرده و تحلیل‌های دقیقی ارائه دهند. به‌طور کلی، این ماژول می‌تواند بهبود مستمری در فرآیند مدیریت و پیگیری قراردادها و پروژه‌ها ایجاد کرده و به بهره وری سازمانی کمک کند.
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
آشنایی با مراحل یکپارچه سازی VoIP با CRM
یکپارچگی با نرم افزارهای CRM و ERP
آینده CRM : هوشمند سازی مديريت ارتباط با مشتری
هوشمند سازی-Marketing Automation- CRM
هوش مصنوعی در مرکز تماس و مدیریت ارتباط با مشتری
دیدگاهتان را بنویسید